Il Facility Management, di cosa si tratta e quali sono i vantaggi per le aziende.

Per tutti coloro che lavorano in ufficio è ormai noto quanto sia importante che l’ambiente “ufficio” sia organizzato in modo tale da essere quasi una seconda casa. Spesso il tempo che si passa all’interno dell’azienda e superiore a quello passato nelle nostre abitazioni o al tempo dedicato appunto alla vita privata. A questo punto capiamo bene che diventa essenziale far si che l’ufficio sia il più comodo e funzionale possibile per chi ci lavora.

Questo è un aspetto che è sempre più diventato centrale nella gestione aziendale, tanto che è stata creata una figura professionale a cui affidare questo compito, appunto il Facility Manager, la cui funzione è quella di gestire e coordinare gli spazi di lavoro in ufficio, rendendoli appunto comodi e funzionali per chi ci lavora.

La IFMA (International Facility Management Association) definisce il Facility Management come la disciplina che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività produttiva dell’azienda. Integrando i principi della gestione economica e finanziaria d’azienda, dell’architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche.

Tantissime sono le aziende che si stanno fornendo di un facility manager, perché è diventato necessario affrontare il forte bisogno di spazi dinamici e di qualità in grado di trasformarsi ed adeguarsi agli sviluppi tecnologici. Ottenere tutto questo dall’immobile in cui si lavora non è affatto facile, soprattutto se questo è datato, così si è sentito il bisogno di rivolgersi a realtà specializzate, in grado di affrontare il problema. In alcuni casi le aziende hanno scelto ditte esterne per ovviare a questi compiti, altre invece, più lungimiranti, hanno iniziato a formare internamente i propri dipendenti. Ultimamente l’utilizza del facility management sta conquistando talmente tanta centralità nelle gestioni aziendali che secondo la ricerca dell’americana Markets and Markets, l’investimento crescerà da 32.21 miliardi di dollari del 2017 a 59.33 miliardi previsti per il 2023.

Che cosa fa quindi un Facility Manager

La funzione del Facility Manager non fa parte del core business dell’azienda, ma si occupa delle attività indipendenti, come le reti telefoniche e di telecomunicazione, la sicurezza sul lavoro, la manutenzione, la pulizia, il servizio di mensa e tutte le utilities che gli impiegati utilizzano quotidianamente. Di solito questa figura è un impiegato regolarmente assunto, capita però che possa trattarsi di una figura esterna; soprattutto per quanto riguarda le realtà più piccole.

I compiti di un facility manager sono di progettare, sviluppare ed in fine erogare servizi in grado di supportare il business principale dell’azienda, contribuendo a migliorarne la produttività, l’efficacia e a mantenerla in linea con gli standard richiesti dal mercato. Il lavoro di questa figura professionale può essere diviso in due macroaree:

• Hard services, che riguardano la manutenzione delle strutture (impianti di riscaldamento e condizionamento, impianti idrici ed elettrici e tutte le strutture e arredamenti presenti in ufficio).
• Soft services, che riguardano i servizi di pulizia, la gestione dei rifiuti, il catering aziendale e lo smistamento della posta interna.

Il facility manager deve essere quindi una figura poliedrica, capace di approcciarsi al suo lavoro in maniera diversificata. Deve quindi gestire il lato strategico del lavoro e deve essere disponibile nell’ascoltare le esigenze dei lavoratori, solo così potrà capire realmente quali sono le necessità da assecondare.

Quali sono i vantaggi per un’azienda

Avere un facility manager al giorno d’oggi è importante, perché porta tanti benefici all’azienda. Sul profilo strategico, si avrà la possibilità di sfruttare le risorse già in loco, dirottandole sulle competenze dell’impresa, inoltre, si potranno prevenire sprechi di tempo che potrebbero essere investiti in altre attività. Dal lato operativo, avere in azienda una figura di questo tipo significa avere al proprio servizio un vero e proprio esperto del settore, avere la certezza di raggiungere il proprio obiettivo senza particolari dispendi economici e offrire ai dipendenti servizi di prima qualità. Dal punto di vista economico è un ottimo modo per risparmiare ottimizzando i costi.